Surat resmi dan info-infonya!

Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis.
Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu dan disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat resmi ialah surat undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota dinas, pengumuman, dan surat panggilan. Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut :

1. Kepala surat yang didominasikan nama lembaga/instansi
2. Ditujukan kepada pribadi atau lembaga/instansi
3. Berbahasa baku
4. Terdapat nomor surat
5. Disusun dengan rapi
6. Biasanya status dirahasiakan
7. Terdapat tembusan

Fungsi Surat Resmi
I. Sebagai alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum
II. Sebagai perantara tulisan yang memuat masalah tertentu dengan bahasa yang sopan

Bagaimana cara membuat Surat Resmi?
Dalam membuat surat resmi, kita harus memperhatikan syarat-syarat atau penyusun-penyusun surat resmi. Untuk mempermudah, lihat contoh-contoh surat resmi dan apa saja ciri-cirinya. Jangan lupa untuk lebih dahulu memahami masalah apa yang akan kita tulis dalam surat resmi. Serta, gunakanlah bahasa yang formal dan sopan.

Penyusun-penyusun Surat Resmi
1. Kepala/Kop Surat, terdiri dari
a. nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
b. alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
c. logo instansi/lembaga
2.Nomor Surat, yakni urutan surat yang dikirimkan ; (a) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar);(b) kode; dan (c) tahun
3.Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4.Hal, berupa garis besar isi surat
5.Tanggal Surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6.Alamat yang Dituju berturut-turut dituliskan : (a) nama orang/jabatan; (b) namajalakan dan nomor rumah/gedung; (c) nama kota.
7. Pembuka/Salam Pembuka (diakhiri tanda koma)
8.Isi Surat terdiri dari uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
9. Penutup Surat, berisi
a.salam penutup
b.jabatan
c.tanda tangan
d.nama
10.Tembusan Surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.